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住んで良かった、住み続けたいと思うマンションを目指して

※マンション管理のしくみ(標準管理規約基本モデル)


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○区分所有法とは、一言で言えば主として一棟の建物を区分し、その各部分を所有権の目的とする場合の所有関係を定めるとともに、建物及び敷地等の共同管理について定めた法律です。

○管理組合は、一般には最高裁のいう団体としての組織を備え、多数決の原則が行われ構成員の変更にかかわらず
 団体が存続し、その組織において代表の選任方法、総会の運営、財産の管理等、団体としての主要な点が確定
 (主に規約上)しているならば、いわゆる「権利能力なき社団」に該当し、各種法的権限が与えられる。

○管理組合運営の主体は管理組合を構成する組合員であり、その組合員達が組合活動に無関心であってはならない。
 それは責任放棄であり、マンションの崩壊に繋がります。
 人任せではなく、参加型の管理組合を継続して作り上げていかなければならない。
マンション管理組合の目的は、住み心地をよくすることと資産価値を上げることです。
マンションを購入した後も、管理組合の一員として、積極的にマンションの維持・管理に関わることが、安全で住み心地の良い住まい、マンションの人気、資産価値向上にもつながります。

○管理組合は一枚岩ではありません。
 理事等の早期交代があり、役員同士又は役員と組合員、組合員同士、そして管理会社に対する考え方等、
 絶えず個人的感情が交錯します。
 だから区分所有法では、全会一致ではなく、多数決の原理・手続きを規定しているのです。
 組合員同士の反目が生じないように、マンション管理士等専門家が法に則って指針を示し、適正管理に向けて
 指導・助言を行わなければならない。
 マンション管理士等専門家が管理の全面に立ち、理事会等役員を支え、そのことが管理組合を
 守っていくことになるのです。

○理事会役員のなすべきこと
 マンションは建物が劣化したり、共用施設の利用方法等で多くの問題が起こってきます。
 これを速やかに解決するために「速やかに何かを決める」ことが理事会のなすべきことです。

○マンション管理の特異性
マンション管理は双方向と言えます。
管理費等を納付する立場と管理会社・理事会等管理組合業務を行う立場があります。
情報の流れ、管理の方向が一方通行であってはならない。
絶えず互いに働きかけを行い、双方向であらねばならない。
管理費等はしっかり払い、管理業務もしっかり行い、サービスを向上させ業務も充実させ、共にマンションの価値向上を目指すマンション管理は極めて大事です。
払うべきお金は払って、自分達のために働いてもらうとの意識は必要です。
「しっかり貯めて、しっかり無駄なく使い。そしてしっかりと働く」事が重要です。
又、戸数が多ければ管理にかかる費用は、月に専有面積1㎡あたりわずかです。
マンションは多くの人が集まり住む住居です。
このスケールメリットを生かせることが最大のメリットとです。

○マンション管理と資産価値の関係
マンションは動かない資産であり、立地に関しては、外的要因は自身で何とかすることはできません。
一方マンションの管理に関しては、居住者の意識如何によって対応可能です。
つまりマンション管理は内的要因です。
これは管理がしっかりすることで資産価値は維持できるということです。

○小さなルール違反(規約違反等)を見逃さず、一つ一つ対処是正していくことが、大きなトラブルを防ぐ上で
 極めて大事です。
 「千里の道も一歩から」日々の営み、適正管理の積み重ねが大切です。
 安心安全な「終の棲家」に向けて共に頑張りましょう。

○管理費等の使い込みや横領等の事件は、過去にも管理組合の内外を問わず起こっています。
 管理組合として印鑑・通帳(預金通帳等)の保管方法及び月次会計のチェック、特に年度末には、通帳残高と
 貸借対照表の普通預金残高との金額の照合確認を行うことが大事です。

○マンションの維持管理の主体は管理組合であり、管理組合活動の良否が区分所有者(組合員)の共有の
 資産であるマンションの価値(資産価値等)に大きな影響を与えます。

○マンションの管理組合では、総会が最高意思決定機関として位置づけられ、総会で決議された事項の執行機関として 理事会が位置づけられています。

○管理会社は営利企業として管理組合の利益より管理会社の利益を優先する場合もあり、企業本来の立場から、
常に管理組合の立場に立って管理組合を支援し、資産価値の最大化が図られるとは言い切れない。
又、多くの管理業者が一括で管理受託をし、専門的な面からの助言、支援等を管理委託契約に基づき行っているが、
全ての管理業者が可能な訳ではなく、管理業者に差があるのは事実です。
多額の管理委託費を払うに値する管理業者であるのか、常に検証は必要です。

○管理組合と管理会社との関係
マンション管理組合にとって、管理会社は大切なパートナーです。
管理組合がマンション管理の主体ですが、実際には管理業務の多くを管理会社に任せています。
管理組合と管理会社との関係は、相互協力・相互信頼のもとに成り立っていると言えます。
管理会社との付き合い次第が、管理の質に影響を及ぼします。

・マンション管理組合が管理会社に業務を委託すると、マンションごとに「フロントマン」と呼ばれる物件担当者が決められます。
フロントマンは管理組合の理事会や総会に出席して、管理組合の運営をサポートするなど重要な役割を担っています。
管理員などのマンションの現地で働く管理スタッフは、マンションの住民にとって接する機会が多い身近な存在です。
スタッフの能力には差があり、不都合があれば理事会を通して管理会社に改善を要求することも必要です。
当然、管理会社の怠慢な業務については、しっかりと注意を行うことも重要です。
しかし管理員などのスタッフに対しては、敬意をもって接することも重要です。
管理会社のスタッフに対しては、管理組合に愛着を抱き、このマンションのためなら一生懸命頑張ろうという気持ちを持ってもらえるように接していくことも重要なことです。

○自分たちのマンション、やはり管理は「自分ごと」と考えて、管理会社の仕事をしっかりチェックするのが大切です。
 つまり、あくまでも管理の主体は管理組合側にあるということです。
お金を出して委託している以上「あまり言うと、うるさいと思われるのでは」と遠慮せず、また「面倒くさい」と放置せずに、自分たちのマンションをしっかり守っていく必要があります。
 管理組合がしっかりと機能し、管理会社に適切な指示が出せると、自分たちが本当に住みやすい環境を作っていけます。
 管理を丸投げしないことで、きちんとマンションの資産価値を守るだけでなく向上させることもできます。

○区分所有者の共通の利益
 区分所有者の共通の利益は、区分所有権(建物)と敷地利用権(敷地)という財産権の維持管理であり、区分所有者の代表者には、これら財産的価値の最大化(区分所有建物価値の最大化)が求められます。
 即ち、区分所有者の代表者は、「同品質なら最も安く、同価格なら最も高品質な管理サービスを選択し、それにより区分所有者の財産権の価値の最大化(区分所有建物価値の最大化)を図る」責務を負っており、これを怠ることは適正な管理事務の履行に反することになります。

○団地の特質
 一般的に団地では複数の管理組合が併存することになります。
 棟が複数存在する大型団地など、1棟ごとの「棟別管理組合」と団地全体(団地内、小公園・緑地・路地等)を管理する「全体管理組合」が併存します。
 この場合、それぞれの管理組合は管理する対象が異なるだけで、管理組合の上下関係はないとされています。

○社会的弱者への対応
 「バリアフリー社会」「女性の社会進出」「少子化、育児」など現代の課題に対応した“住民に優しいマンション”が今求められています。

○新たな管理組合の業務体制・運営のあり方
 高度経済成長期の頃より大量供給されてきたマンションの高経年化が進行するとともに、区分所有者の高齢化や賃貸化(借家人等所有者以外の居住者の増加)・空室化等も進行しています。
 又、計画的な大規模修繕や老朽化等により臨時に発生する修繕や、耐震性の不足したマンションの耐震改修あるいは老朽化マンションの建替えなど、専門性や多額の資金が必要な事項が増加していますが、管理組合内部では、役員のなり手不足、管理費又は修繕積立金の収支状況の悪化等の問題に直面しつつあります。
 更に、新築でも高層化・大規模化など物件の多様化が進み、より高度で複雑な管理が求められる場合が出てきています。
 このような状況を踏まえ、管理組合の業務体制・運営のあり方について国全体で検討が始まっています。
 個々のマンションでも、時代に沿う、新たな取組・創意工夫が強く求められています。

○理事会とは
全区分所有者の中から代表者を選抜し、多岐にわたる管理業務を各代表者が分担して執行するようにします。
合理的かつ実践的な組合運営を目指そうというわけです。
そして、代表者を「理事(役員)」と呼び、理事を構成員とする会合を「理事会」といいます。
理事会は管理組合の業務執行機関と位置付けられ、組合活動の中心的な役割を担います。
分譲マンションをマネージメント(経営)する機関とも換言できるでしょう。
マネージメント力の差が生活レベル(住み心地)の差となって表れてきます。

○マンション管理組合理事の半数改選について
理事会の運営は、業務の継続性が求められます。
役員が毎年全員交代すると、理事会でのこれまでの議論や活動の経緯がらからなくなったり、理事会活動そのものが停滞しかねません。
実際多くのマンションでは1年若しくは2年で役員が交代しています。その場合には継続性を確保するためにも引継ぎをしっかり行うことが重要です。
故に、管理組合運営の継続性を確保するためできれば役員(理事)の変更は半数改選の2年任期が望ましい。
これは役員のなり手不足解消の一方策でもあるのです。

○監事の役割
管理組合の役員は理事と監事に大別されます。
理事の仕事は主に管理組合の業務を執行する役割を担います。
それに対して監事は管理組合の業務の執行状況と、管理組合の財産をチェックする役割を担います。
これらのことを監査といい、監事はその監査結果を通常総会で報告することが義務付けられています。

・マンション管理組合の役員は、理事(理事長や副理事長等)の他に監事で構成されます。
管理組合は理事会の合議制によって運営されますが、監事は理事会の業務執行や管理組合の会計について監査する大切な役割を担っています。
・監事は理事会活動全般の公正性を担保・監査するという、極めて重要な役割があり、権限は理事長以上と言えます。
・管理組合から選ばれる会計知識等が十分てない監事の方がこうしたチェックをするのは簡単ではありません。
実際には業務を委託している管理会社任せになっているのが実情です。
今後はマンション管理士や会計士等の専門家による「監事の外部委託」「外部監査」を検討する必要があるでしょう。

○マンション会計の特有原則
・区分経理の原則
管理費は日常管理に要する費用に充当される金銭、修繕積立金は計画修繕の費用に充当される金銭です。
両者は金銭の性格がまったく違います。使用目的が異なります。
管理費は管理費勘定で仕訳し、修繕積立金は修繕積立金勘定で仕訳しなければなりません。
いかなる場合も相互振り替えせず、常に別勘定にて会計処理を行おうというのが区分経理の原則です。

・予算準拠の原則~管理組合は限られた予算で最大の効果を上げなければならない
管理組合は企業と異なり利益を追求しない非営利団体です。
管理組合の性格は公益法人や官公庁のそれに近いため、決められた予算内でいかに効率よく目的を達成するかが至上命題となります。
無用な支出を避け、限られた収入で最大の効果を上げる必要があるのです。
そのため予算が非常に重要な役割を果たすのです。
支出上限(予算)が明確に定まっていれば、実績と対比しながら無駄のない支出管理が可能になります。
これが予算準拠の原則です。
収支の差額を絶えず意識することで、計画的な金銭管理の実現を目指します。

○管理費等の滞納
・マンションを購入すると毎月支払うことになる管理費や修繕積立金は、共有部分の管理や修繕のために使われる重要な資金で、区分所有者が公平に負担すべきものです。
ところが、現実には滞納者を抱えている管理組合は意外に多い。
たとえ一部とはいえ滞納者がいれば区分所有者間に不公平が生じることになり、さらにはマンションの管理水準の低下にも繋がります。
・管理組合として、まずおさえておきたいことは滞納管理費等には時効があるということです。
お金の滞納に関しては、消滅時効という時効が存在します。
ちなみに、管理費と修繕積立金の時効は5年と決まっています。
したがって、管理組合が滞納管理費等を回収するうえでは、この5年の時効を成立させないように注意する必要があります。
民法では、時効を成立させない(「中断する」という)ための方法として、請求、差押え・仮差押え、承認等があります。

△「修繕積立金」の積立方式について
修繕積立金の徴収方法は、段階的に徴収金額を増額していく「段階増額積立方式」と早い段階で適切な金額まで増額し、その後は長期間にわたり一定金額で徴収する「均等積立方式」の2種類があります。
新築マンションの場合は、ほとんどが「段階増額積立方式」を採用しており、購入時は修繕積立金が安く設定されています。
多くのマンションで「段階増額積立方式」を採用しているのは、販売時のランニングコストを低く見せるためですが、それが原因で修繕積立金不足マンションが多数発生しているのです。
「段階増額積立方式」は区分所有者への負担が後々増えるため、この増額の合意形成が、段階増額方式の懸念点として挙げられています。
段階的な増額の注意点として、増額のタイミングを先延ばししないことです。
一方、均等積立方式では、建物や設備の維持管理に生涯必要となる費用を竣工当初からできるだけ均等に按分して負担する、という考え方です。比較的築年数が浅いうちは、段階増額に比べて割高になります。
長期にわたって金額の変更がないので、増額のための合意形成について度々取り組む必要がなく、国土交通省が推奨している徴収方式です。

○定期的なメンテナンスがマンションの寿命を延ばし、価値を高めます~マンションの修繕積立金とは
マンションも一戸建て住宅同様、年を追うごとに劣化します。
タイミングよく適切な補修や修繕、設備の交換などが必要です。
快適な住環境を守るために「長期修繕計画」を作成し、その計画に基づき、修理の費用を積み立てていきます。
これが「修繕積立金」です。
建物状況の回復に加え、時と場合に応じて仕様や設備を新しくするなどして住環境のグレードアップを図り、資産価値の維持・向上に努める必要があります。そのために妥当な額の修繕積立金が必要なのです。
マンションの修繕積立金が安すぎて、いざ大規模修繕工事をしようとしても積立金が足りない、このような事態を避ける為にも、管理組合がイニシアチブをとって、適正な費用できっちり修繕と管理をしていくのがベストです。
長期修繕計画書の見直しは5年が目安です。
会社や家計と同じように定期的に計画を練り直し、その都度適切な処置を行うことで、マンションの資産価値が守られます。

◆新築マンション販売時の安すぎる積立金
多くのマンションで修繕積立金が不足して、大規模修繕ができない状況が問題となっています。
なぜ、こんなにも多くのマンションの修繕費が不足するのでしょうか。
理由は、新築時のマンションの販売価格を下げていることが原因のようです。
ではなぜ足りなくなることがわかっているのに、新築時は安い設定にしているのでしょうか?理由は、安いほうが売りやすいからです。
購入希望者にとって、住宅ローンと管理費・修繕積立金の合わせた総額は大きな判断材料です。
そこで、分譲会社は購入を検討してもらえるよう、少しでも安く抑えた総額を作るために修繕積立金を安く設定します。
また、新築当初はいきなり大きな工事が発生する可能性が低いため、安くできるのです。
販売時のセールスでは「不足した場合は管理組合の話し合いで」と言いますが、「管理組合の話し合い」で値上げを合意するのは困難といえます。
そのため10年以上経ち、大規模修繕工事に突入する時期になると大きな費用が必要となり、多くの組合で不足が発生しているのが現実です。
これに対し、新築時は修繕積立金が抑えられていても、合意形成を重ね徐々に平均並みへ値上げしていくマンションが多いのも事実です。

・貯蓄と節約はマンション会計の両輪
貯蓄~管理費等の徴収、滞納者対応,節約~無駄のない会計、無意味な支出は行わない、使途不明金を出さない。
「しっかり貯めて、しっかり使う」、これが大切です。


マンション管理は複雑多様です。そして建物も人も、取り巻く環境も絶えず変化しています。